Turnierveranstalter

Der Besuch eines Turniers ist für die Teilnehmer mit einem teilweise erheblichen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Dafür wünschen sie sich natürlich ein Prüfungsangebot, das ihnen ausreichend Startmöglichkeiten und vor allem einen fairen Leistungsvergleich bietet. Der Eindruck, lediglich „Kanonenfutter“ im Feld einer Handvoll Profis, Semiprofis und bekannter Namen zu sein, ist auf Dauer demotivierend. Ähnlich frustrierend ist es für erwachsene Einsteiger, wenn sie ständig gegen Jugendliche antreten müssen. Entweder haben sie das Gefühl, gegen die Jüngeren den Kürzeren zu ziehen, oder sie müssen sich von deren Eltern vorwerfen lassen, den Kindern die Schleifen wegzunehmen. Doch gerade die ältere Generation wird in den kommenden Jahren im selben Maße an Bedeutung gewinnen, wie die Zahl der Jugendlichen abnimmt.

Faire Prüfungsbedingungen heißt: kein Vergleich von "Äpfeln und Birnen". Mit einer durchdachten Ausschreibung lassen sich etwa gleich starke Konkurrenzen erzeugen. Die LPO bietet dazu zahlreiche Möglichkeiten:

• Trennung nach Leistungsklassen – die älteste Form einer Kategorisierung der Reiter nach ihrer Vorerfahrung
• Trennung nach Ranglistenpunkten – auch hier werden die Teilnehmer nach den Vorleistungen in Gruppen unterteilt
• Trennung nach Alter der Pferde oder Reiter
• Geschlossene Prüfungen – hier sind die besonders routinierten und entsprechend erfolgreichen Viel-Starter ausgeschlossen
• Einschränkung des Teilnehmerfeldes durch Vorgabe von Handicaps oder Mindesterfolge
• Auswahl von Prüfungen, die von vorne herein bestimmte Zielgruppen ansprechen: z.B. Hunterklassen, kombinierte Dressur-, Spring- und Geländeprüfungen, Gewöhnungs- und Eignungsprüfungen für junge Pferde

Eine Teilung von Prüfungen schon in der Ausschreibung bietet sich vor allem dort an, wo in den vorangegangenen Jahren generell wegen hoher Nennungszahlen geteilt werden musste oder wo mit hohen Nennungszahlen zu rechnen ist. Ein Patentrezept für die richtige Ausschreibung gibt es sicherlich nicht. In jedem Verein und jeder Region ist das Klientel etwas anders. Was dem Veranstalter bei der Planung wirklich hilft, ist der Blick in die alte Ausschreibung, die Starterlisten des Vorjahres und nicht zuletzt auf den Wunschzettel der Vereinsmitglieder.

Bei der Zeiteinteilung sollte darauf geachtet werden, dass nur wenige Prüfungen morgens oder am frühen Nachmittag in der Woche stattfinden. Außerdem ist es für viele wichtig, dass ähnliche Prüfungen möglichst an einem Tag möglichst dicht beieinander liegen. So werden Wartezeiten oder unnötiges Hin- und Herfahren vermieden. Bei der genauen Berechnung der einzuplanenden Prüfungsdauer gilt es nicht nur, die für den Springparcours oder die Dressuraufgabe veranschlagte Zeit zu addieren, sondern auch Zeiten für Ein- und Ausreiten, Richterkommentare etc. einzurechnen. Zwischen Springprüfungen sollten ausreichende Zeitfenster für den Umbau sowie die Besichtigung des Parcours berücksichtigt werden. Auch die Siegerehrungen sind zeitlich einzuplanen.

Der vorläufige Zeitplan muss nicht nur vorgeben, an welchem Tag, sondern auch zu welcher Tageszeit eine Prüfung geplant ist. Für eine teilnehmerfreundliche Zeiteinteilung sollten Turnierveranstalter zudem auf folgende Punkte achten:

• Zusammenpassende Prüfungen entsprechend legen, dass wenig Leerlauf entsteht und es sich lohnt, vor Ort zu bleiben
• Statt sechs Prüfungen in LK 5 an einem Tag, lieber drei an zwei Tagen
• Zeitliche Trennung von Disziplinen, beispielsweise ein Tag Dressur, ein Tag Springen (geeignet vor allem für Veranstalter mit nur einem Turnierplatz)

Ein Turnier auf die Beine zu stellen, bedeutet Arbeit genug. Der Sport alleine reicht aber oft nicht aus, um Zuschauer anzulocken. Es muss schon etwas mehr geboten werden, will man am Wochenende nicht „unter sich“ bleiben. Zum typischen Rahmenprogramm zählt alles, was mit Pferden zu tun hat: Dressur- und Fahrsportdemonstrationen, Voltivorführung, Quadrillen, aber auch Ausgefalleneres wie Kaltblutrennen und Skijöring. Die Vielfalt des Themas Pferd kommt auch durch Hengstvorführungen, Zuchtstutenprüfungen oder Fohlenschauen zur Geltung, die wiederum die enge Verbindung von Pferdezucht und -sport dokumentieren.

Bei geschickter Ausschreibung gestalten die Turnierteilnehmer ihr Rahmenprogramm auch selbst. Der WBO-Teil bietet weit mehr als nur Führzügelklasse und Reiterwettbewerb für Turniereinsteiger. Mit Hilfe der WBO lassen sich publikumswirksame Wettbewerbe über die Grenzen von Leistungsklassen und Reitweisen hinaus kreieren: vom Caprilli-Test, über Allround-Wettbewerb mit Aktionsparcours, Kostümspringprüfung, Paardressur, Barockreiten und Gelassenheitsprüfung bis hin zu Funtrail, Ringreiten, Jump and Run, Jump and Bullriding sowie Pferd-und-Hund-Wettbewerbe in allen Varianten.

Über Aktionen auf dem Turnierplatz hinaus sorgt ein attraktives Ausstellerangebot (Kleidung, Reitsportartikel, Futter, Automobile, Versicherungen…) für Flair rund um den Turnierplatz. Bei den Aktiven wie nicht-reitenden Besuchern geschätzt wird auch eine Gastronomie, die mehr bietet als die übliche „Turnierforelle“ mit Pommes. Ein Züchter-Brunch am Sonntagmorgen kommt ebenso gut an wie die „Happy Hour“ am Samstag mit Getränken zum halben Preis oder ein Reiterflohmarkt. Gute Tradition hat in vielen Vereinen die Samstagabend-Party mit DJ in der Reithalle. Ebenfalls beliebt sind Angebote für Kinder wie Kinderschminken, Hüpfburg und Malwettbewerb. Oft entscheiden gerade die Kleinen darüber, was die Familie am Wochenende unternimmt. Finden Sie auf dem Turnier eine geeignete Beschäftigung, haben Eltern und ältere Geschwister die Chance, in aller Ruhe den Sport zu genießen.

Um ein Turnier auszurichten, bedarf es vieler Helfer. Je nach Größe der Veranstaltung sind rund 40, 70, ja sogar 100 Personen im Einsatz: Vereinsmitglieder, Einsteller, Reitschüler und oft auch deren nicht-reitende Freunde, Bekannte oder Eltern. Helfer fürs Turnier zu finden ist umso leichter, je aktiver das Vereinsleben ist. Guter Zusammenhalt, intensive Jugendarbeit, ein florierender Schulbetrieb und gute Reitbedingungen während des ganzen Jahres sind die beste Voraussetzung dafür, dass alle mit anpacken, wenn es darum geht, ein Turnier auf die Beine zu stellen.

Helfer ansprechen
Potenzielle Helfer stehen nicht automatisch für den Einsatz beim Turnier zur Verfügung. Sie müssen informiert und angesprochen werden. Dies kann über einen Aushang am Schwarzen Brett, einen Hinweis auf der Homepage, einen Info-Flyer oder – etwas persönlicher – durch ein Brief oder eine E-Mail geschehen. Mittlerweile haben auch die modernen Medien in fast allen Vereinen Einzug gehalten. Über Facebook, Whatsapp und Co. lassen sich Helfer nicht nur rekrutieren, das Web 2.0 erleichtert in der Folgezeit auch die Absprache untereinander.

Aufgaben definieren
Nach wie vor den größten Erfolg bei der Helfersuche verspricht der persönliche Kontakt. In einem Gespräch lassen sich auch schon viele Fragen beantworten: Was kann ich tun, wann bin ich dran, wie lange dauert mein Einsatz? Denn bei aller Begeisterung für den Sport kann und will es sich nicht jeder leisten, einen ganzen Tag, ein ganzes Wochenende oder noch länger für ein Turnier zur Verfügung zu stehen. Es zeigt sich immer wieder, dass ehrenamtliche Helfer für ein kurzes, abgeschlossenes Projekt eher zu motivieren sind. Diese Erkenntnis berücksichtigt man, in dem klare, abgegrenzte Aufgaben definiert werden und sich aus dem Helfereinsatz auf dem Turnier keine weiteren Verpflichtungen ergeben.

Hilfestellung geben
Die genaue Definition der Aufgaben hat aber noch andere Vorteile. So wissen zwar die erfahrenen Vereinsmitglieder und Turnierreiter in der Regel, was bei einer Veranstaltung auf sie zukommt. Nicht so jedoch Reitanfänger oder nichtreitende Familienmitglieder, die deshalb oft Scheu haben sich einzubringen. Hier hilft ein Informationstreffen im Vorfeld, bei dem genau erklärt wird, welche Einsätze mit welchen „Qualifikationen“ möglich sind. Einsatz und Abläufe lassen sich aber auch bei kleineren Veranstaltungen – Reitertag oder internes Turnier – in der Praxis üben und bis zum „großen“ Turnier verbessern.

Helfer einbeziehen
Wer Helfer möchte, die nicht nur einen „Job“ abarbeiten, sondern sich aktiv einbringen, muss diese in die Planung einbeziehen – und das möglichst frühzeitig. Dazu gehört zum Beispiel, dass alle Interessierten zur ersten Turnierbesprechung eingeladen werden. Je größer das Vorbereitungsteam ist, desto geringer ist die Arbeitsbelastung und der Stress für die Organisatoren. Aufgaben können besser erledigt werden, weil mehr Zeit dafür bleibt. Damit das funktioniert, muss sich das Organisationsteam regelmäßig austauschen, damit alle auf dem neuesten Stand sind und sich gegebenenfalls unter die Arme greifen können, wenn es mal irgendwo klemmt. Außerdem müssen Vorstand oder Turnierleitung offen für Neues und bereit sein, Verantwortung abzugeben und auch Kritik zuzulassen. Im Übrigen empfiehlt es sich auch, die Jugend aktiv in Turniervorbereitungen einzubinden. Es ist der erste Schritt dafür zu sorgen, dass dem Verein der ehrenamtliche Nachwuchs nicht ausgeht.

Helfer motivieren
Schon im Vorfeld lassen sich die Helfer zu einem Team zusammenschweißen, wenn die Arbeitseinsätze mit einem Grillabend oder Feierabendbier verbunden werden. Während des Turniers sind Namensschildchen oder Buttons sichtbare Zeichen der Zugehörigkeit, identifizieren die Helfer als Ansprechpartner für die Reiter und Besucher und lassen sich gleichzeitig als „Empfangsberechtigung“ für die Helferverpflegung nutzen. Dass diese kostenlos sein sollte, versteht sich eigentlich von selbst. Es soll allerdings immer noch Turnierleitungen geben, deren größte Sorge es ist, dass ein Helfer ein Bratwürstchen zu viel verspeist. Bei einer solchen Grundeinstellung verwundert es kaum, wenn da keiner mehr mitmachen will.

Wer viel – und vor allem freiwillig und unentgeltlich – arbeitet, hat Anerkennung und Wertschätzung verdient. Ein Dankeschön kann die gute Verpflegung sein – zum Beispiel auch in einem eigens dafür eingerichteten Raum als Treffpunkt - , aber auch immaterieller Art: die Fotogalerie auf der Homepage, die nicht nur Fotos der Sieger und Platzierten, sondern auch der Helfer im Einsatz zeigt, der öffentlich verliehene Ehrenamtspreis, ein Polo-Shirt, das die Zugehörigkeit zum Helferteam und Verein symbolisiert, oder eine Einladung zu einem gemeinsamen Ausflug oder einer anderen Vereinsaktivität. Ein guter Brauch ist auch das fast obligatorische Helferfest, bei dem man das Turnier noch einmal Revue passieren lässt und mit Stolz die gemeinsam erbrachte Leistung feiert.

Ein Turnier finanziell zu stemmen, ist eine echte Herausforderung für jeden Verein. Soll es wirtschaftlich gar ein Erfolg werden, sind Werbung und gezieltes Marketing unerlässlich. Da sind gute Konzepte und Ideen zur Sponsorensuche und -pflege gefragt.

Die Sanierung des Dressurplatzes, das neue Hindernismaterial, Geld- und Ehrenpreise für die Prüfungen: Ein Turnier zu veranstalten kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Mehr Geld jedenfalls, als über die Nennungs- und Startgebühren in die Kassen fließt. Es müssen also Sponsoren her. Das geht jedoch nicht mal so nebenbei: Die Suche nach potenziellen Geldgebern erfordert eine gute Vorbereitung, eine Portion Hartnäckigkeit und persönlichen Einsatz.

Individuelle Ansprache - kein Serienbrief
Selten gelingt es, den einen „Großsponsor“ an Land zu ziehen, der einen Großteil der Kosten abdeckt. Meist sind es viele kleine Sponsoren, die ein Turnier tragen. Sie haben den Vorteil, dass eine Veranstaltung bei wirtschaftlichen Schwankungen nicht in Gefahr gerät.
Der Versuchung, Sponsoren mit einem Serienbrief anzusprechen, sollte man jedoch widerstehen. Besser ist es, die Kontakte der Vereinsmitglieder zu nutzen, potenzielle Sponsoren persönlich anzusprechen und jedes Anschreiben individuell zu formulieren.

Ein Sponsor ist kein Mäzen
Ein Sponsorenbrief ist auch kein Bittschreiben („Hilfe, es fehlt uns noch das Geld für…“). Beim Sponsoring geht es nicht um eine Spende. Ein Sponsor ist kein Mäzen. Er erwartet für seinen Einsatz eine Gegenleistung und sei es die Verbesserung seines Images.

Der erste Schritt bei der Sponsorensuche ist daher zu ergründen, womit man bei einem Sponsor ein positives Gefühl für die Sache hervorrufen kann. Passt das Ambiente? Stimmen die Zielgruppen überein? Womit kann er durch sein Engagement in seinem eigenen Umfeld glänzen? Oder schlicht gefragt, welchen Nutzen kann er daraus für sich beziehungsweise sein Unternehmen ziehen?

Vorteile und Gegenleistungen präsentieren
Ein gutes Mittel zur Visualisierung ist die Sponsorenmappe. Mit ihrer Hilfe kann sich der Sponsor einen Eindruck vom geplanten Turnier machen. Emotionale und aussagekräftige Bilder sind dabei oft hilfreicher als ein langer Text. Die für den jeweiligen Sponsor relevanten Daten und Fakten können als separater Sponsorenbrief beigelegt oder nachgereicht werden.

Zu den üblichen Gegenleistungen für die Unterstützung eines Turniers zählen u.a.:

• Werbebanner rund um den Turnierplatz
• Verkaufs- und Infostände der Sponsoren
• die Auslage von Sponsorenflyern
• die Ansage durch den Stadionsprecher
• die Präsenz der Sponsoren, zum Beispiel bei der Siegerehrung

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Logopräsenz des Sponsors:

• auf der Vereinshomepage
• auf Hindernissen
• auf Sponsorentafeln sowie auf Plakaten und Turnierflyern
• auf Starter- und Ergebnislisten
• und anderen Druckerzeugnissen des Veranstalters

Gut geeignet zur Einbindung von Sponsorenlogos ist z.B. auch die Zeiteinteilung, da diese von fast allen – Aktiven, Offiziellen, Besuchern und Vereinsmitgliedern – immer wieder zur Hand genommen wird. Man kann die Werbebotschaften aber auch mit Hilfe eines Beamers z.B. an die Wand des Verpflegungszeltes strahlen. Vorteil: Mit einer Diashow lassen sich auf kleinem Raum gleich mehrere Sponsoren darstellen.

Wichtig ist dem Sponsor natürlich, dass sein Engagement auch wahrgenommen wird. Begleitende Öffentlichkeitsarbeit gehört zum Sponsoring dazu. Beispiel Vereinshomepage: Ein Logo auf einer Seite, die nicht aufgerufen wird, nützt wenig. Durch Einbinden von aktuellen Meldungen, Fotos, aber auch Live-Ergebnissen werden mehr Besucher auf die Seite gelockt. Das macht sie auch für Sponsoren interessant.

Konzept machen
Die Möglichkeiten für Sponsoring sind also vielfältig. Ein schriftliches Konzept hilft, Leistung und Gegenleistung festzuhalten. Es muss auch nicht immer Geld fließen: Sachleistungen wie Ehrenpreise, ein zur Verfügung gestelltes Parcoursfahrzeug, Preise für eine Tombola, Poloshirts, Westen oder Jacken für die Helfer – natürlich mit dem Logo des Vereins und des Sponsors bedruckt – bis hin zum Getränke- oder Verpflegungs-Sponsoring können dazu beitragen, die Kosten zu minimieren.

Sponsoren langfristig binden
Das Konzept sollte auch berücksichtigen, für welchen Zeitraum die Sponsorenleistungen benötigt werden. Vielleicht besteht ja die Chance auf eine längerfristige Partnerschaft. Um sich das Wohlwollen seiner Sponsoren dauerhaft zu erhalten, gehört es sich natürlich, dass die gegenseitigen Versprechungen eingehalten werden.

Für die Sponsorenpflege unabdingbar ist der persönliche Kontakt. Eine gute Gelegenheit dazu bietet das Turnier selbst. Es muss kein eigenes VIP-Zelt mit Bewirtung sein oder ein „Schaulaufen“ vor den Zuschauerrängen: Eine persönliche Einladung und ein kleiner Empfang durch den Vereinsvorstand reichen meist aus, um den Sponsor willkommen zu heißen. Ein reservierter Tisch oder nett gestaltete Verzehrgutscheine laden dazu ein, das kulinarische Angebot des Turniers zu nutzen und etwas länger auf der Veranstaltung zu verweilen. Der positive Eindruck, den der Sponsor dabei – hoffentlich – gewinnt, trägt dazu bei, dass er sich auch künftig für den Verein engagiert.

Nach dem Turnier ist vor dem Turnier
Die Sponsorenpflege endet niemals mit dem Turnier selbst. Ein Dankschreiben und ein Beleg über die erbrachten Leistungen sind selbstverständlich. Ein Foto des Sponsors bei „seiner“ Siegerehrung, eine Pressemappe oder allgemeine Fotoimpressionen tragen ebenso dazu bei, Verein und Turnier in guter Erinnerung zu halten, wie Geburtstags- und Weihnachtsgrüße oder Einladungen zu weiteren Veranstaltungen des Vereins.